Warum ich mir mein eigenes CRM gebaut habe – statt eins zu kaufen

Ich habe lange mit Tabellen und einem vollgestopften Postfach Akquise gemacht. Irgendwann wurde klar: entweder ich kaufe ein CRM, das sich an meinen Prozess anpassen muss, oder ich baue eines, das sich an mich anpasst. Ich habe Letzteres gemacht – mit Claude Code, in ein paar Wochen, ohne eine Zeile selbst zu tippen. Genau der Fall, den ich in meinem letzten Artikel über Individualsoftware beschrieben habe, nur diesmal an mir selbst getestet.

Das Problem war nicht Software – es war Fleißarbeit

Kontakte pflegen, Follow-ups nicht vergessen, Newsletter verschicken, ohne im Spamfilter zu landen – das kostet nicht viel Intelligenz, aber ständige Aufmerksamkeit. Genau die Art von Arbeit, die man einmal richtig beschreiben und dann automatisieren sollte, statt sie jede Woche neu zu leisten.

Was das Tool heute kann

Kontakte entstehen von selbst. Das CRM liest per IMAP meine Postfächer, erkennt automatisch, wer neu ist, ordnet Personen ihren Firmen zu und merkt sich, wann zuletzt Kontakt bestand – in beide Richtungen. Ich lege keine Kontakte an. Ich schreibe Mails, der Rest passiert im Hintergrund.

Follow-ups, die nicht vom Gedächtnis abhängen. Wer nach einer Erstansprache nicht antwortet, bekommt automatisch ein Follow-up-Datum gestempelt. Eine Übersicht zeigt überfällige, heutige und diese-Woche-fällige Follow-ups nebeneinander, dazu eine Liste der zuletzt gesendeten und empfangenen Mails mit Ein-Klick-Buttons für „in 3, 7 oder 14 Tagen nochmal nachfassen".

Ein eigener Reiter für stille Kontakte. Wer seit 30, 60 oder 90 Tagen nichts gehört hat, taucht sortiert nach „zuletzt aktiv" auf – die vielversprechendsten Reaktivierungen oben. Ein Klick öffnet eine vorausgefüllte Mail. Sobald ich schreibe und die Antwort importiert wird, verschwindet der Kontakt automatisch aus der Liste.

Newsletter-Versand, der Provider-Limits selbst kennt. IONOS erlaubt 2.500 Mails pro Tag und Postfach – das CRM zählt mit, pausiert bei Erreichen automatisch für 25 Stunden und macht am nächsten Tag von selbst weiter, ganz ohne dass ich daran denken muss. Dazu: Bild-Uploads, die automatisch zu Mail-Anhängen statt externen Links werden, Personalisierung mit Namen-Platzhaltern, ein Live-Dashboard während des Versands mit Fehler-Report, und automatisches CSS-Inlining, damit HTML-Newsletter in Outlook genauso aussehen wie in Apple Mail.

Aufräumen statt zumüllen. Kontakte, deren Mails bouncen, landen in einer Review-Liste mit Grund und lassen sich gesammelt archivieren – Historie bleibt erhalten, sie fallen nur aus künftigen Versänden raus. Wer explizit keine Newsletter mehr will, bekommt einen Opt-out-Schalter direkt am Kontakt.

Tägliches Backup, ohne dass ich es anstoße. Jede Nacht sichert sich die Datenbank automatisch, komprimiert, vierzehn Tage rollierend. Der Gedanke „hoffentlich geht nichts verloren" ist damit erledigt.

Wie es sich anfühlt, es zu benutzen

Das Interface ist dunkel gehalten, mit transparenten Glas-Flächen, die den Hintergrund durchscheinen lassen – schlicht, aber hochwertig, ohne unnötigen Schnickschnack. Genau die Ästhetik, die ich auch bei Luftschloss-Projekten anlege: reduziert, aber mit Detailverliebtheit an den Stellen, die man täglich sieht.

Läuft lokal, kostet nichts – und lässt sich weitergeben

Das Tool läuft komplett auf meinem eigenen Rechner. Keine Cloud, kein monatliches Abo, keine Daten, die irgendwo anders liegen als bei mir. Für Kollegen, die es auch nutzen wollen, gibt es inzwischen ein Installationspaket: entpacken, einmal per Rechtsklick öffnen, fertig – kein Terminal, keine Entwicklerkenntnisse nötig. Jeder bekommt seine eigene, private Instanz mit seinen eigenen Postfächern.

Fazit

Das hier ist kein Produkt, das ich verkaufen will – es ist der Beweis, dass sich der Aufwand für ein maßgeschneidertes Werkzeug heute anders rechnet als noch vor zwei Jahren. Wenn ein Prozess mich jede Woche nervt, ist die Frage nicht mehr „gibt es dafür ein Tool zu kaufen", sondern „lohnt es sich, in ein paar Wochen mein eigenes zu bauen". Bei meinem Akquise-Alltag hat sich das eindeutig gelohnt.